MANUAL DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS PERSONALES DE Cristal Style ®

Objetivo:

Aplicar e interpretar la Ley 1581 de 2012 y las normas que la complementan, modifican o adicionan, para el tratamiento y protección de datos personales en Cristal Style ®

Marco Legal:

Constitución Política de 1991 artículos 15 del Habeas Data, 20 y 74 sobre acceso a la información.

 Ley 1266 del 31 de diciembre de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercia, de servicios y se dictan otras disposiciones”.

Decreto Reglamentario 1727 del 15 de Mayo de 2009 “Por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial y de servicios deben presentar la información de los titulares de la información.”

Ley 1581 del 17 de Octubre 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”. Decreto Reglamentario 1377 del 27 de Junio de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” Ley 1712 del 6 de Marzo de 2014 ““Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”.

Decreto Reglamentario 103 de 2015 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

Sentencias de la Corte Constitucional.

Definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular.

Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométrica).

Datos abiertos: Son todos aquello datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.

Documento de Archivo: Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.

Información pública: Es toda información que el responsable y/o encargado del tratamiento, genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.

Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en la ley.

Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder de un su jeto responsable en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado o por cuenta del Responsable.

Deberes de Cristal Style® COMO RESPONSABLE DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS:

Cristal Style® como responsable del tratamiento de datos personales, deberá:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, para el uso y tratamiento de los datos personales.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten, en virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste, se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado. 11 Art. 17 y 18 L. 1581/12 18 Instructivo para la Política de Tratamiento de Datos Personales

i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y para la atención de consultas y reclamos.

l) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

m) Registrar en la base de datos respectiva, la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.

n) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

o) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

p) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

q) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

r) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 CANALES DE ATENCION PARA LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES.

Datos de identificación del responsable del tratamiento:

Nombre: Cristal Style®

Dirección: CRA 54 N°46-49 OF.605

PBX: (+57) 604 4480425

Correo: novoplus@une.net.co

Portal Web: www.CristalStyle.co

Canales de servicio:

Escrito: 

Carrera 54 N°46-49 Of.605

Correo electrónico:

Formulario PQR ubicado en el portal https://cristalstyle.co/contacto/

Presencial:

Carrera 54 N°46-49 Of.605

Telefónico:

Conmutador (+57) 604 4480425

             

FUNCION DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES.

 

Cristal Style® actuará como responsable del tratamiento de sus datos personales y hará uso de los mismos únicamente para las finalidades para las que se encuentra facultado y para el cumplimiento de sus actividades misionales y administrativas podrá recolectar, eliminar, actualizar, modificar, utilizar, almacenar, transferir y en general realizar diversas operaciones con los Datos Personales. Estos datos, deberán ser utilizados para la finalidad que se señala a continuación, así mismo los encargados o terceros que tengan acceso a estos datos por el ejercicio de sus funciones o en cumplimiento de las obligaciones de un contrato, mantendrán el tratamiento dentro de las mismas finalidades, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad consagrados en la ley 1581 de 2012 y las normas complementarias.

Finalidad del Tratamiento de Datos:

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte Cristal Style® con las siguientes finalidades:

Para el fortalecimiento de las relaciones con los clientes mediante el envío de información relevante, la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR’S) y la invitación a eventos, entre otros.

Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los clientes, personas naturales o jurídicas con quienes se tiene o se ha tenido relación comercial.

Para difusión de campañas publicitarias de la compañía, vía correo electrónico, mensaje de texto, mensaje de WhatsApp.

Directrices para el Tratamiento de Datos Personales:

Se establecen las siguientes directrices generales en el tratamiento de datos personales:

Cumplir con toda la normatividad legal vigente colombiana que dicte disposiciones para la protección de datos personales.

Los Servidores deben acogerse a las inhabilidades, impedimentos, incompatibilidades y conflicto de intereses contemplados en la Ley 734 de 2002 (Código Disciplinario Único, capitulo cuarto) para el tratamiento de Datos Personales.

El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cristal Style® mantendrá la información bajo estas características siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.

Los Datos Personales solo serán Tratados por aquellos funcionarios que cuenten con el permiso correspondiente para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades o por los Encargados.

Las políticas establecidas por Cristal Style® respecto al tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y las mismas entrarán en vigencia y tendrán efectos desde su publicación a través de los mecanismos dispuesto por la empresa para que los titulares conozcan la política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en ella.

Seguridad de los Datos Personales

Cristal Style® no responderá en ningún caso y bajo ninguna circunstancia, por los ataques o incidentes contra la seguridad de sus sistemas de información; o por cualquier exposición o acceso no autorizado, fraudulento o ilícito y que pueda afectar la confidencialidad, integridad o autenticidad de la información publicada o asociada con los contenidos y servicios que se ofrecen.

Cristal Style®, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros minimizando el riesgo de su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, fallas técnicas.

La obligación y responsabilidad de Cristal Style® se limita a disponer de los medios adecuados para este fin.

Medellín, 20 de octubre de 2023.

Cristal Style®

Nit 900.083.504-0